Artículo 1. Los representantes de los Estados e Instituciones de naturaleza pública, responsables de las Artes Escénicas Iberoamericanas, en cumplimiento de la Declaración de la XVI Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno y del punto 27 del Manual Operativo de la Secretaría General Iberoamericana (SEGIB), aprobado en la XXV Cumbre Iberoamericana de Cartagena de Indias (en adelante, Manual Operativo), dictan el presente Reglamento con el objeto de establecer las normas de funcionamiento del Programa IBERESCENA, el cual constituye un mecanismo de integración y fondo financiero multilateral de fomento de las artes escénicas.

Artículo 2. La estructura orgánica del Programa está constituida por el Consejo Intergubernamental de IBERESCENA (CII) y la Unidad Técnica de IBERESCENA (UTI), como instancias de naturaleza permanente. Con carácter opcional podrá constituirse un Comité Ejecutivo y/o una Comisión Consultiva, siempre que así lo decida el CII de acuerdo con lo dispuesto por el apartado 5.2 del Manual Operativo.

Artículo 3. La dirección del Programa IBERESCENA es responsabilidad del Consejo Intergubernamental (CII), máximo órgano de gobierno del Programa. El CII estará integrado por los Representantes de los Países en los Programas e Iniciativas (REPPI) que, habiéndose adherido antes del año 2010, aporten anualmente, como mínimo, el monto de USD$ 75.000 (Dólares Americanos). Asimismo, integran el CII aquellos representantes gubernamentales de países que, adheridos al Programa con posterioridad al año 2010, se rigen por el sistema de cuotas diferenciadas, de acuerdo con lo establecido por la Cumbre Iberoamericana de Mar del Plata del referido año.

Las decisiones se tomarán preferentemente por consenso; en su defecto, por mayoría constituida por los dos tercios (2/3) de los votos emitidos, disponiendo cada país de un (1) voto.

Corresponden al CII las siguientes funciones:

1. Elaborar y aprobar el Reglamento de funcionamiento del Programa, el cual tendrá un periodo de vigencia de tres años, documento de carácter obligatorio que establecerá los procesos de decisión y ejecución, así como el detalle de las funciones de cada uno de sus órganos.
2. Aprobar la memoria económica del año anterior y el presupuesto correspondiente al ejercicio posterior.
3. Evaluar y dar seguimiento al desarrollo del Programa, estableciendo todas aquellas acciones que estime pertinentes para la consecución de los objetivos del Programa.
4. Aprobar el Plan Operativo Anual y, en su caso los Planes estratégicos del Programa cada cuatro años y velar por el cumplimiento de los resultados previstos.
5. Favorecer la visibilidad del Programa a través de la incorporación de actividades específicas en el POA correspondiente, a fin de garantizar la rendición de cuentas y la difusión de las actividades ejecutadas por ellos, en coordinación con lo dispuesto en el párrafo 11 literal f del capítulo 2 del Manual Operativo.
6. Ordenar las auditorías correspondientes.
7. Adoptar las decisiones que estime oportunas con relación a la administración de los recursos financieros, humanos, técnicos y/o materiales del Programa.
8. Definir anualmente las convocatorias del Programa, los Proyectos Especiales y de Sinergia.
9. Aprobar el monto de los aportes mínimos y acordar la distribución de los recursos del fondo para cada una de las convocatorias, así como para los Proyectos Especiales y de Sinergia.
10. Elegir al Presidente/a del CII.
11. Designar al Secretario/a Técnico/a del Programa, definir sus funciones y decidir la ubicación geográfica de la UTI.
12. Decidir la posible constitución de un Comité Ejecutivo y/o de una Comisión Consultiva para el Programa, o de otras estructuras de gobernanza que se consideren necesarias, elegir a sus miembros y establecer sus competencias.
13. Considerando la no duplicidad de actividades, la complementariedad y la articulación de acciones de cooperación en el marco de la Conferencia, el Consejo Intergubernamental deberá impulsar y establecer mecanismos de coordinación con otros Programas, Iniciativas y actores de la Cooperación Iberoamericana. Cuando sea conveniente para un mejor logro de resultados, el Consejo Intergubernamental podrá someter a consideración de los/as Responsables de Cooperación (RC) la fusión de dos o más Programas. En el caso de que sea aprobada por los RC, la fusión se realizará por la acción conjunta de los Consejos Intergubernamentales implicados, que adoptarán las medidas que considere oportunas sobre la organización interna del Programa.
14. Decidir la modalidad de participación de los Observadores Asociados y Consultivos de la Conferencia Iberoamericana y de otros países y organismos que así lo soliciten.
15. Orientar las alianzas y relaciones del Programa con otros actores tales como organismos internacionales, sociedad civil, Observadores de la Conferencia Iberoamericana y/o potenciales financiadores.
16. Aprobar la incorporación de fondos procedentes de financiadores privados.
17. Resolver sobre todas aquellas materias necesarias para lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos por el Programa.

El CII se reunirá al menos dos veces al año.

La SEGIB y la UTI participarán en todas las reuniones del CII con voz, pero sin voto.

El Programa contará con una Presidencia, cargo rotatorio y elegido preferentemente por consenso por el CII; en su defecto, por mayoría simple de los votos emitidos, disponiendo cada país de un (1) voto.

Al Presidente/a del CII le corresponderán las siguientes funciones:

1. Representar al Programa frente a Organismos nacionales e internacionales, públicos y privados.
2. Organizar el desarrollo de las políticas de cohesión e intercambio entre los países miembros del Programa así como las negociaciones para la entrada de nuevos integrantes.
3. Identificar posibles socios y representar el Programa para lograr la consecución de fuentes de financiación tanto de países miembros como de otras posibles alternativas.
4. Convocar y dirigir las reuniones del CII, así como de las comisiones especiales de trabajo, cuando existan.
5. Realizar el seguimiento y prestar apoyo técnico y/o logístico a la Unidad Técnica de IBERESCENA.
6. Ejecutar las tareas y funciones que le delegue el CII.

El/la Presidente/a podrá delegar en el/la Secretario/a Técnico/a las tareas ejecutivas relacionadas con las funciones anteriores.

La titularidad de la Presidencia tendrá una duración anual, prorrogable por otro año natural. No obstante, el CII podrá revisar motivadamente el nombramiento del/la Presidente/a en cada una de sus reuniones.

Cuando así lo considere, el CII podrá designar comisiones especiales de trabajo por el tiempo que así lo determine, que estarán integradas por un mínimo de tres Estados miembros, los cuales deberán presentar avances e informes del trabajo realizado al CII, de manera de evaluar su continuidad o término. Estas comisiones no podrán tener carácter decisorio.

Artículo 4. De la Unidad Técnica de IBERESCENA (UTI) El CII designará al/la Secretario/a Técnico/a de IBERESCENA y decidirá la ubicación geográfica de la UTI. El/la Secretario/a Técnico/ tendrá la responsabilidad de la ejecución del Programa, debiendo cumplir las funciones que el CII le encomiende.

Las obligaciones básicas serán las siguientes:

1. Elaborar, para su aprobación por el Consejo Intergubernamental, el Plan Operativo y el Presupuesto Anual del Programa, atendiendo a los requisitos establecidos por el Manual Operativo.
2. Responsabilizarse de la ejecución y evaluación de las actividades previstas en el POA para alcanzar los resultados establecidos. En el caso de actividades que sean llevadas a cabo directamente por los países, la Unidad Técnica facilitará su articulación e integración en las líneas de actividad del Programa.
3. Administrar los recursos financieros del Programa según el esquema aprobado por el Consejo Intergubernamental. En los casos en los que la Unidad Técnica no tenga entidad jurídica y la administración de los fondos sea transferida a otro organismo, la UT trabajará en estrecho contacto con éste para asegurar que los gastos se realizan de acuerdo a lo establecido por el Consejo Intergubernamental.
4. Apoyar al Presidente/a del Consejo Intergubernamental en la convocatoria de las reuniones de dicho Consejo y del Comité Ejecutivo (si lo hubiera) y levantar el acta de las mismas.
5. Rendir cuentas al Consejo Intergubernamental de las actividades realizadas y de la ejecución del presupuesto.
6. Facilitar a los/as Responsables de Cooperación y a la SEGIB, en el plazo que esta Secretaría requiera, información sobre el Programa que permita hacer un completo seguimiento y darle visibilidad.
7. Asistir a las convocatorias que haga la SEGIB para participar en las reuniones de la Cooperación Iberoamericana (reuniones de los/as Responsables de Cooperación, Jornadas de visibilidad en los países, etc) y tomar parte en las reuniones, talleres y seminarios convocados y/o organizados por la SEGIB con el fin de fortalecer la Cooperación Iberoamericana.
8. Brindar de forma oportuna la información necesaria para:
   
   1. Asegurar las labores de seguimiento y evaluación, incorporando a la Plataforma de Seguimiento de la Cooperación Iberoamericana y/o entregando a los Responsables de Cooperación y a la SEGIB, en el plazo que esta Secretaría requiera, la información sobre el Programa que le sea solicitada.
   2. Mantener actualizada la lista de Representantes de los Países en el Programa y comunicar los cambios a la SEGIB, quien trasladará la información a los/as Responsables de Cooperación. Cuando se incorporen nuevos REPPI al Programa, asegurar a éstos la información necesaria y actualizada en las plataformas de soporte para que puedan cumplir adecuadamente sus responsabilidades en él.

Los/as representantes en el Programa participarán junto a la Unidad Técnica en la ejecución de las actividades en cumplimiento del Plan Operativo Anual.

Al frente de la Unidad Técnica se pondrá a un/a Secretario/a Técnico/a elegido/a por el Consejo Intergubernamental. Su nombramiento será notificado a la SEGIB, que trasladará la información a los/as Responsables de Cooperación.

El Consejo Intergubernamental decidirá el establecimiento de la Unidad Técnica en:

• Un Ministerio o institución gubernamental de un país Iberoamericano incorporado al Programa.
• Un Organismo Iberoamericano (SEGIB, OEI, OIJ, OISS, COMJIB) acorde con los contenidos del Programa.
• Un organismo internacional con experiencia en el sector abordado por el Programa.
• Una Asociación o Fundación pública o privada, sin ánimo de lucro.

En el caso de que el establecimiento de la Unidad Técnica, cuando no sea la SEGIB, conlleve la administración de los recursos del Programa, ésta se deberá formalizar mediante la firma de un Memorando.

La Unidad Técnica puede quedar estable en un país y ubicación específica o rotar entre los países participantes del Programa, siendo esta una decisión que le corresponde tomar al Consejo Intergubernamental. En el caso de que la Unidad Técnica sea rotativa, el Consejo deberá tomar en cuenta el costo económico de esa condición.

En lo que se refiere al personal de la Unidad Técnica, el Consejo Intergubernamental establecerá el número, tipo de puestos y condiciones básicas de contratación de las personas que la conformen y que podrá ser:

• Personal contratado a cargo del Programa.
• Personal propio o cedido, sin coste para el Programa, por Ministerios, organismos, entidades o fundaciones públicas de los países miembros.

La SEGIB podrá ser Unidad Técnica del Programa Iberoamericano si así se acuerda con el Consejo Intergubernamental. En el caso de que la SEGIB asuma la administración financiera del Programa, esta se regirá por la normativa de SEGIB y se formalizará mediante la firma de un memorando cuyas partes serán la SEGIB y el Consejo Intergubernamental, de cuyo contenido serán informados oportunamente los/as Responsables de Cooperación. Cualquier variación en la estructura y funciones de la UTI deberá ser aprobada por el CII.

Perfil del Secretario/a de la Unidad Técnica:

• Deberá pertenecer al sector de las artes escénicas de cualquiera de los países firmantes del Programa.
• Deberá tener como mínimo 7 años de trayectoria artística y/o de gestión en artes escénicas comprobada mediante el análisis de su hoja de vida y atestados que la comprueben.
• Deberá tener absoluta disponibilidad para atender el Programa y sus eventuales representaciones internacionales.
• Deberá demostrar experiencia en manejo de personal relacionado con la cultura de por lo menos de 5 años.
• Deberá tener manejo de las relaciones de cooperación cultural internacional, para atraer nuevos integrantes.
• Deberá demostrar habilidad para negociar con entidades tanto públicas como privadas de alianzas claves para el crecimiento del programa así como recaudación y administración de fondos.
• Deberá ser una persona comunicativa, creativa con la implementación de estrategias en pro del fondo, proactiva, y capaz de articular el diálogo entre los países firmantes.

Funciones del Secretario/a Técnico/a:

Será el/la Secretario/a Técnico/a el encargado/a de seleccionar al resto de las personas que constituyan la Unidad Técnica de acuerdo a las directrices que para ello le haya indicado el Consejo Intergubernamental. El resultado de la selección efectuada deberá ser comunicado de inmediato al Consejo para su validación.

Deberá entregar un informe de labores en cada una de las reuniones del CII o en el momento que se estime pertinente.

Deberá apoyar a la Presidencia en lo que se le necesite.

Será el enlace entre la UTI y la SEGIB y deberá comunicar al CII los requerimientos o nuevas directrices de la SEGIB.

Deberá ayudar en el planeamiento de las agendas de cada una de las reuniones del CII.

Deberá velar por el cumplimiento de los acuerdos tomados por el CII en cada una de sus reuniones y darles seguimiento.

Deberá mantener en orden y claridad los archivos de la UTI.

Deberá asistir a las convocatorias que haga la SEGIB para reuniones o capacitaciones.

Podrá atender invitaciones representando el programa en festivales, foros, conversatorios o cualquier otra actividad en el marco de sus funciones, informando previa y posteriormente al CII.

Artículo 5. Podrán participar en el Programa IBERESCENA todos los países miembros de la Conferencia Iberoamericana. Asimismo, el Programa podrá considerar la participación en el mismo de otros países, formando una comisión consultiva si el CII decide crearla.

El Consejo Intergubernamental podrá decidir si el programa se dota de una comisión consultiva en la que participen países no Iberoamericanos, organismos internacionales, organizaciones sociales, empresas o las Redes Iberoamericanas que, por su desempeño o sector de especialización puedan ser de utilidad para el mismo, siendo sus funciones aquellas que le asigne el CII.

Artículo 6. El Programa, previa aprobación por el CII, podrá promover la participación y articulación con las organizaciones sociales, organismos internacionales, gobiernos locales, empresas y otros actores relevantes activos en el sector de las artes escénicas. Dicha participación podrá producirse a través de consultas y/o aceptando su colaboración directa en las actividades o su aportación financiera.

Artículo 7. Para garantizar el logro de los resultados y objetivos propuestos, la realización de las actividades previstas y la cobertura de los costes de coordinación, incluyendo los de la Unidad Técnica, el Programa IBERESCENA contará con un Presupuesto común conformado por las aportaciones de los países miembros. A tal efecto, es obligatorio que los países miembros satisfagan sus correspondientes aportaciones en tiempo y forma.

Artículo 8. Los ingresos del Presupuesto del Programa se depositarán en una cuenta abierta al efecto. A esta cuenta se transferirán, de acuerdo con los procedimientos administrativos correspondientes, las contribuciones monetarias realizadas por los países participantes en concepto de cuotas y/u otros aportes financieros. Los intereses y las utilidades de dicha cuenta y los reembolsos de las ayudas concedidas revertirán al Presupuesto de ingresos.

Artículo 9. El Presupuesto de ingresos del Programa podrá recibir aportaciones financieras extraordinarias de cada uno de los países miembros, que podrán ser destinadas a aumentar eventualmente su cuota anual o para el fondo de Proyectos Especiales o de Sinergia. Estas aportaciones financieras adicionales deberán ser reportadas en los respectivos informes. También podrán incluirse, de forma diferenciada, aportaciones de recursos técnicos, humanos y materiales.

El Presupuesto del Programa podrá recibir aportaciones económicas de otro tipo de instituciones públicas o privadas, cuando así lo decida el CII.

Artículo 10. Los recursos del Programa se destinarán principalmente a las convocatorias de ayuda, a los Proyectos Especiales y de Sinergia y a sufragar los gastos de funcionamiento de la UTI.

Artículo 11. . El CII decidirá cada año, una vez descontados los gastos de funcionamiento de la UTI, la distribución del fondo entre las líneas de acción del Programa.

Los gastos de funcionamiento de la UTI no podrán superar el 15% del total de los aportes anuales.

En caso de que un país no realice la aportación en el momento de la reunión de reparto, dicho país podrá presentar sus proyectos a selección del CII, siempre y cuando pueda demostrar que el proceso de pago está en curso.

Artículo 12. Los representantes gubernamentales designados por los países adheridos al Programa serán los REPPI en IBERESCENA, y tendrán la misión de difundir el Programa y prestar asistencia a la UTI en la gestión local del mismo. Sus funciones, entre otras, serán las siguientes:

1. Todas las derivadas de formar parte del CII determinadas en el artículo 3, debiendo asistir obligatoriamente a todas las reuniones del mismo.
2. Realizar las gestiones oportunas para hacer efectivo el aporte de su país, recomendando se haga en el primer semestre del año para el buen funcionamiento administrativo.
3. Difundir el programa IBERESCENA en su país y publicar las convocatorias de acuerdo al Plan de Comunicación aprobado por el CII, e implementar las acciones necesarias para el asesoramiento a los postulantes sobre los requisitos de las distintas líneas de ayuda.
4. Supervisar el proceso de postulación, pre selección y evaluación de los proyectos de su país.
5. Verificar que los proyectos cumplen los requisitos establecidos en las convocatorias.
6. Valorar y preseleccionar los proyectos a partir de los criterios aprobados por el CII.
7. Suministrar con la debida antelación a los miembros del CII la información de los proyectos preseleccionados.
8. Coordinarse y colaborar con la UTI y el resto de las REPPI en el seguimiento y control de los proyectos seleccionados.
9. Todas aquellas determinadas en el apartado 9.2 del Manual Operativo.

Artículo 13. Logotipo. Los beneficiarios de las ayudas concedidas estarán obligados a incorporar, de forma visible, el logotipo del Programa en los materiales que se utilicen para la difusión de las actividades subvencionadas, de acuerdo al manual que estará disponible en el sitio web (www.iberescena.org), así como el de la institución correspondiente al REPPI en los casos en que éste así lo solicite.

Este reglamento entra en vigencia el día viernes 13 de abril de 2018, al finalizar la firma del acta de la XXIV Reunión del Consejo Intergubernamental realizada en Cochabamba, Bolivia.